Veranstaltungsfachwirt*in – Berufsbild

Christin Ho Bildungsberatung / Lehrgangskoordination

Berufsbild / Arbeitsmarktperspektive

Von den Häuserwänden jeder Stadt leuchten Ihnen Plakate entgegen. Jeden Tag eine andere Veranstaltung, ein neuer Kongress oder die nächste Versammlung. Werbeplakate für Konzerte, Festivals oder Firmenveranstaltungen. Und hinter diesen könnten Sie stecken!

Bedarf nach Events gibt es immer. Und wenn man ein Talent für Organisation und Planung von Veranstaltungen hat, findet man schnell einen festen Platz in der Branche!







viel wenig

Arbeit mit Menschen

Kreative Arbeit

Verwaltung & Planung

Körperliche Arbeit

Neugier & Einsatz

Geprüfte*r Veranstaltungsfachwirt*in IHK

Weiterbildung für Berufstätige
Dauer: 24 Monate
Abschluss: IHK-Abschluss

Voraussetzungen und Perspektiven

Was wird von mir erwartet?

Veranstaltungsfachwirt*innen planen Veranstaltungen, Messen oder Kongresse verschiedener Größenordnung. Hierbei sind verschiedene Kompetenzen von Ihnen gefordert.

Sie sind sicher im Umgang mit Kunden und in der Lage sowohl Beratungs- als auch Betreuungsaufgaben zu übernehmen. Höflichkeit und Professionalität sind sehr wichtig, denn vom Kunden erhalten Sie ihre Aufträge – egal ob selbstständig oder als Angestellter.

Haben Sie einen Auftrag erst einmal erhalten, beginnt die Arbeit. Sie beherrschen verschiedene betriebswirtschaftliche Prozesse, die für die Planung einer Veranstaltung unabdingbar sind.

So können Sie etwaige Kosten kalkulieren und Kostenpläne aufstellen. Sie wiegen Leistungen gegen entstehende kosten ab und tragen Ihre Ergebnisse an den Kunden weiter.

Genauso beherrschen Sie die Grundlagen des Marketings und kennen sich aus mit Veranstaltungsbudgetierung und der Beurteilung von Veranstaltungsrisiken.

Welche Aufgaben und Tätigkeiten werde ich übernehmen?

Verantsaltungsfachwirte*innen arbeiten Projektbezogen an der Konzipierung, Planung und Durchführung von Veranstaltungen aller Arten.

Vom Auftrag zur Veranstaltung

Egal, ob es sich um Tagungen, messen, Kongresse, Kunst- und Kulturveranstaltungen oder Sportevents geht. Sie wissen was zu tun ist. Nachdem Sie eine Auftrag erhalten haben, beginnen Sie Märkte zu analysieren und in Zusammenarbeit mit dem künden Zielgruppe, Größe der Veranstaltung und Maßnahmen zur Umsetzung zu erarbeiten.
Steht das Konzept, beginnt der praktische Teil der Arbeit. Sie koordinieren Termine, beurteilen Veranstaltungsräume und -flächen oder beraten Veranstalter.

Anschließend reservieren Sie Räumlichkeiten, Cateringservices oder akquirieren Personal und Dienstleister für Ihr Event.

Ebenso kalkulieren Sie preise für die Umsetzung Ihres Konzeptes und führen die Verhandlungen mit Geschäftspartnern. Zu Ihrem Arbeitsbereich gehört auch die entsprechende Bewerbung Ihrer Veranstaltung auf dem markt. Auch zu diesem zweck erarbeiten sie verkaufsfördernde Maßnahmen und erstellen Marketingkonzepte.

Organisation ist Teamarbeit

Je nachdem in welcher Größenordnung eine Veranstaltung stattfindet, arbeiten Sie meist im Team. So stehen Sie im ständigen Kontakt mit Ihren Kollegen, damit alles reibungslos über die Bühne geht. Während der eine Kostenvoranschläge schreibt, telefoniert der andere schon mit eventuellen Veranstaltungsorten.

Oft kommt es vor, dass die Zeit drängt und sie bis zur letzten Minute organisieren und gerade, wenn Sie fertig sind, geht die Veranstaltung los. Stressresistenz und Teamfähigkeit gehören zu den Grundanforderungen im Alltag einer/s Veranstaltungsfachwirts oder -fachwirtin.

Mit welchen Arbeitsmitteln und Gegenständen werde ich arbeiten?

  • Unterlagen, z.B.: Ablauf- und Regiepläne, Personaleinsatzpläne, Kosten- und Gewinnübersichten, Marktanalysen, Leistungsangebote, Verträge, Werbe- und Informationsmaterial, Rechtsvorschriften
  • Büroausstattung, z.B.: PC, Internetanschluss, Telefon, Telefax

Wo werde ich eingesetzt?

Veranstaltungsfachwirte und -fachwirtinnen finden Beschäftigung

  • bei Messegesellschaften
  • bei Kongresszentren
  • in Kulturämtern oder in Büros für Stadtmarketing
  • in PR- und Eventagenturen
  • in Dienstleistungsunternehmen der Veranstaltungswirtschaft

Branchen im Einzelnen

  • Messe-, Kongress-, Tagungswirtschaft
    • Messe-, Ausstellungs- und Kongressveranstalter
  • Öffentliche Verwaltung
    • Öffentliche Verwaltung auf den Gebieten Gesundheitswesen, Bildung, Kultur und Sozialwesen
  • Public Relations
    • Public-Relations-Beratung
  • Freizeitwirtschaft, Unterhaltung
    • Erbringung von Dienstleistungen der Unterhaltung und der Erholung a. n. g.
  • Kunst, Kultur, Museen
    • Erbringung von Dienstleistungen für die darstellende Kunst

Tätigkeiten im Einzelnen

  • Märkte analysieren und Marktchancen definieren
  • Ziele und Zielgruppen der Veranstaltung bestimmen
  • Mittel und Maßnahmen zur Umsetzung der Ziele festlegen
  • Veranstaltungskonzept dem Kunden bzw. den Vorgesetzten präsentieren
  • Mitarbeiter/innen und Projektteams anleiten und führen
  • Veranstaltungsorte und -stätten unter Berücksichtigung der Infrastruktur und Logistik beurteilen
  • Räumlichkeiten über entsprechende Reservierungssysteme reservieren
  • Ablauf-, Finanz-, Zeit- und Tätigkeitspläne erstellen
  • Einsatz von Personal und Dienstleistern planen und überwachen
  • Kunden und Gäste beraten, informieren und betreuen
  • Beschwerden entgegennehmen und bearbeiten
  • veranstaltungstechnische Einrichtungen, Veranstaltungs- und Organisationsabläufe überwachen
  • Endkalkulationen und Erfolgskontrollen durchführen
  • Veranstaltungsmarkt beurteilen, Marketingkonzepte erarbeiten
  • Verträge mit Veranstaltungsleitern aushandeln, gegebenenfalls Verträge gestalten
  • Kosten- und Gewinnpläne erstellen
  • Marketing- und Vertriebs-Controlling anhand von Kennzahlen durchführen
  • Veranstaltungsrisiken kalkulieren und bewerten

Quelle: BERUFENET

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