Veranstaltungskaufmann*frau – Berufsbild

Was wird von mir als Veranstaltungskaufmann*frau erwartet?

Veranstaltungskaufleute sind überwiegend in Eventagenturen und für Firmen oder Organisationen die selbst Veranstaltungen durchführen tätig. Professionalität zeigt sich in dieser Branche vor allem durch ein starkes Organisationstalent.

Nach einem im Team entwickelten Konzept, das zuvor mit dem Kunden besprochen wurde, sind Sie als Veranstaltungskaufmann*frau für Technik, Verpflegung und Räumlichkeiten zuständig. Zudem stimmen Sie die Termine aller Künstler und Beteiligten ab, vergleichen Preise und kalkulieren Aufwendungen. Daher sind die gängigen Kommunikationsmittel wie E-Mail, Handy, Telefon oder manchmal auch Fax elementarer Bestandteil der Arbeit. Dabei verständigen Sie sich als Veranstaltungskaufmann*frau zum Teil auch auf Englisch.

Veranstaltungskaufleute sind die Macher von Events. Bei ihnen laufen alle Fäden einer Veranstaltung zusammen. Sie sind nicht nur für die konzeptionelle Gestaltung verantwortlich, sondern ebenfalls für alle weiteren anfallenden Kleinigkeiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es nun um die Tourplanung eines Künstlers geht, um die Planung von Marketingstrategien oder auch nur um das Einschweißen von Backstage-Ausweisen.

Feste Arbeitszeiten sind für Sie als Veranstaltungskaufmann*frau eher die Ausnahme, da die Events meist auf die Wochenenden oder spät in die Abendstunden fallen. Zudem sind Sie viel unterwegs, im Rahmen einer Tournee kann es daher auch schon mal quer durch die Welt gehen.

Welche Aufgaben und Tätigkeiten werde ich als Veranstaltungskaufmann*frau übernehmen?

Fokus Event.
Dem*der Veranstaltungskaufmann*frau geht es um die Konzeption und Organisation von Events. Zudem sind die Kaufleute für den problemlosen Ablauf einer Veranstaltung verantwortlich.

Die Kostenkalkulation und die Bearbeitung aller kaufmännischen Aufgaben rund um die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Events gehört ebenfalls zu diesem Berufsbild.

Planungsort Büro.
Die genaue Planung jeder größeren Veranstaltung ist ein Muss. Bei Konzerten, Kongressen, Messen oder Stadtfesten muss Ihnen als Veranstaltungskaufmann*frau klar sein, wie viele Besucher erwartet werden, welche Räumlichkeiten benötigt werden oder ob die Veranstaltung genehmigt werden muss.

Veranstaltungskaufleute beraten ihre Kunden kompetent in allen Fragen und stehen ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Sie erarbeiten Konzeptionen für Events, erstellen Angebote für ihre Kunden und haben dabei die Kostenkalkulation genau im Blick.

Es gibt viel zu tun, denn als Veranstaltungskaufmann*frau betreut man ein Ereignis von Anfang bis Ende. Mobil, kreativ und mit viel Organisationstalent stimmen Veranstaltungskaufleute alle an einem Event beteiligten Stellen ab und kümmern sich um die Location. Nach Erstellung der Kostenkalkulation und Abstimmung der Ablauf- und Regiepläne setzen sie diese in die Tat um.

Ein weiteres und wichtiges Aufgabenfeld von Veranstaltungskaufleuten ist die gesicherte Finanzierung einer Veranstaltung, dazu gehört beispielsweise die Kosten- und Erlösplanung. Dort entwickeln sie Kosten- und Gewinnpläne und überwachen diese.

Selbstverständlich richten Sie sich als Veranstaltungskaufmann*frau auf die entsprechende Zielgruppe und die Gegebenheiten vor Ort. Ärzte zum Beispiel haben bei einem Fachkongress andere Erwartungen als Menschen, die eine Freizeitmesse besuchen.

Auch für die Sicherheit sind die Veranstaltungskaufleute zuständig. Hierfür planen sie Personal ein, nachdem die Location beurteilt, alle Genehmigungen abgesegnet und Absperr- und Brandschutzmaßnahmen getroffen wurden.

Am Ende jeder Veranstaltung werden Endabrechnungen aufgestellt und Erfolgskontrollen durchgeführt.

Mittendrin statt nur dabei.
Ist die Planung einer Veranstaltung abgeschlossen, kommt es zur Eventdurchführung. Die Arbeiten im Büro sind nun für die Veranstaltungskaufleute abgeschlossen und sie sind ab sofort von einem Veranstaltungsort unterwegs zum nächsten.

Vor Ort wird gecheckt, ob die Installation der Einrichtungen, Aufbauten und Dekorationen bereits vorgenommen wurde. Dementsprechend weisen die Veranstaltungskaufleute dann Personal ein. Auch während des Verlaufs einer Veranstaltung sind sie dann stets präsent. Daher gestalten sich ihre Arbeitszeiten sehr flexibel.

Damit Hektik erst gar nicht entsteht, planen Veranstaltungskaufleute für möglichst viele Eventualitäten im Voraus. Treten jedoch Probleme auf, müssen sie Ruhe bewahren und auf ihr Improvisationstalent zurückgreifen, um schnell eine passende Lösung zu finden.

Promo & PR.
Zielgruppengerechtes Marketing bringt eine Veranstaltung zum gewünschten Erfolg, daher entwickeln Veranstaltungskaufleute Eventkonzeptionen.

Sie kennen sich in der Veranstaltungsbranche bestens aus und erarbeiten Marketingstrategien, die den Erwartungen der jeweiligen Zielgruppe gerecht werden. Nach Erstellung von Werbe- und Marketingkonzepten führen sie diese auch durch. Wenn Veranstaltungskaufleute beispielsweise die Tour einer Ausstellung organisieren, sind sie dafür verantwortlich, dass Poster, Plakate und Flyer entworfen und zusammen mit weiterem Promotionartikeln an die Veranstalter vor Ort verschickt werden.

Sie agieren im Hintergrund, haben alle Fäden in der Hand und sind für alle Punkte der Organisation verantwortlich: Von der kreativen Entwicklung bis hin zu kaufmännischen Leistungen wie Buchhaltung oder Warenbestellung.

Die Veranstaltungsbranche ist so vielfältig wie keine andere. Hier können Veranstaltungskaufleute ihre Talente in verschiedenen Einsatzmöglichkeiten nutzen, beispielsweise bei Konzertveranstaltern, Künstler- und Eventagenturen oder Veranstaltern von Kongressen, Tagungen, Messen und Ausstellungen.

Mit welchen Arbeitsmitteln/-gegenständen arbeiten Veranstaltungskaufleute?

Veranstaltungskaufleute planen und organisieren Konzerte, Messen, Kongresse, Stadtfeste und andere Events. Ein reibungsloser Ablauf- und Regieplan ist ihr oberstes Ziel. Dafür werden alle beteiligten Stellen aufeinander abgestimmt. Daher sind E-Mail, Fax und insbesondere das Telefon unverzichtbar.

Auch das Internet ist von hoher Bedeutung, denn als Veranstaltungskaufmann*frau recherchieren und vergleichen Sie Preislisten unterschiedlicher Anbieter, erstellen Marketingkonzepte oder schlagen Bestimmungen und rechtliche Auflagen nach.

Vor Ort überprüfen Veranstaltungskaufleute, ob das Veranstaltungsequipment wie Licht- und Tontechnik tadellos funktioniert, Absperrungen und Gerüste nach Plan aufgestellt wurden und sich die sanitären Anlagen in einem einwandfreien Zustand befinden. Nach der Organisation der Veranstaltung wird auch der finanzielle Aspekt bearbeitet. Dann werden Lieferscheine sortiert, Gagen und Löhne angewiesen, eingehende Rechnungen beglichen und dem Kunden die erbrachten Leistungen in Rechnung gestellt.

Wo werde ich als Veranstaltungskaufmann*frau eingesetzt?

Veranstaltungskaufleute arbeiten vor allem bei Messegesellschaften und Kongresszentren, Eventagenturen sowie Unternehmen für Veranstaltungstechnik. Bei Catering-Unternehmen, in Hotels und Gaststätten mit Veranstaltungsbereich, in kommunalen Kulturämtern oder in Büros für Stadtmarketing können sie ebenfalls tätig sein. Darüber hinaus kann es bei Theater- und Konzertveranstaltern, bei Rundfunkanstalten oder in Agenturen für Sportveranstaltungen geeignete Tätigkeitsfelder für Sie als Veranstaltungskaufmann*frau geben.

Branchen im Überblick:

• Messe-, Kongress-, Tagungswirtschaft
  • Messe-, Ausstellungs- und Kongressveranstalter
• Sonst. Dienstleistungen für Unternehmen und Privathaushalte
  • Erbringung von sonstigen Dienstleistungen, z.B. Eventagenturen, Unternehmen für Veranstaltungstechnik
• Vermietung, Verleih
  • Vermietung von sonstigen Maschinen, Geräten, z.B. Vermieter von Veranstaltungstechnik
• Tourismus
  • Reiseveranstalter
• Gastronomie, Catering
  • Caterer und Erbringung sonstiger Verpflegungsdienstleistungen, z.B. Partyserviceunternehmen
  • Szene-Bars
  • Gaststätten mit Veranstaltungsbereich
• Hotellerie
  • Hotels, z.B. größere Hotels mit Veranstaltungsbereich
• Öffentliche Verwaltung
  • Allgemeine öffentliche Verwaltung, z.B. Stadtverwaltungen, Kulturämter

Darüber hinaus bieten sich Beschäftigungsmöglichkeiten in folgenden Arbeitsbereichen/Branchen:

• Kunst, Kultur, Museen
  • Theater- und Konzertveranstalter
  • Museen
• Sport, Fitness, Wellness
  • Erbringung von sonstigen Dienstleistungen des Sports, z.B. Agenturen für Sportveranstaltungen
• Rundfunk, Fernsehen
  • Rundfunkveranstalter

Lernen Sie den Berufsalltag von Veranstaltungskaufleuten kennen: